I vantaggi di usare le checklist

Suddivido le liste in tre grandi famiglie che ti riassumo brevemente qui:

Le liste operative, di cui fa parte la celeberrima to-do, che ti indicano le cose da fare;
Le liste di consultazione, da tirare fuori nel momento del bisogno (per esempio la lista dei libri da leggere se sei in libreria e vuoi comprare qualcosa di nuovo);
E infine le checklist, che descrivono una procedura che si replica sempre uguale (o comunque con piccole variazioni).

In questo post ti descrivo un’applicazione delle checklist che potrà esserti utile nel tuo lavoro di freelance.

Un esempio di checklist per il lavoro di un freelance

Lavori come freelance.

Immaginiamo che ti occupi di comunicazione: crei e coordini per i tuoi clienti la realizzazione di piani di comunicazione complessi che prevedono l’utilizzo di più canali.

Naturalmente ogni progetto avrà delle variabili (per esempio il numero di canali sui quali il cliente ti ha chiesto di intervenire e sicuramente i contenuti pensati per una psicoterapeuta non sono gli stessi di quelli pensati per un artigiano del cuoio) ma molte delle fasi saranno in comune con tutti.

Provo a fare un’ipotesi:

Contatto e brief con il cliente
Invio del preventivo
Accettazione del preventivo
Invio fattura di acconto
Analisi della situazione attuale
1. Sito web
2. Canali social
3. Competitors
Stesura della proposta e della strategia di comunicazione
Indicazione delle linee guida per la creazione dei contenuti
Misurazione delle performance
Redazione di un documento di sintesi rispetto a come è andata
Fattura di saldo

Questa è solo un’ipotesi di possibili passaggi che definiscono un progetto standard per i tuoi clienti. Probabilmente chi è del mestiere ne saprà indicare molti di più, il che rende ancora più articolata la procedura.

Inoltre, se questo avviene per parecchi clienti contemporaneamente il rischio di perdersi è assicurato.

Non siamo macchine e il nostro cervello non è tenuto a ricordare ogni passaggio di ogni progetto sul quale mettiamo mano.

Non sei un professionista peggiore se non ricordi a mente tutto quello che stai realizzando per i tuoi clienti, anzi: liberare la mente e utilizzare supporti esterni ti permette di essere più focalizzato nel momento in cui ti dedicherai anima e corpo a quel lavoro, proprio perché saprai esattamente dove sei e quali sono i prossimi passi da compiere.

La checklist è uno strumento utile a gestire questa complessità. Conosciamola meglio.

Le checklist: perché e come funzionano

La checklist si differenzia dalla classica lista di cose da fare perché, in linea di massima, il suo contenuto rimane immutato nel tempo.

Infatti la checklist descrive delle attività, e fin qui come la to-do-list, ma che si replicano sempre uguali all’interno di una procedura più o meno consolidata.

Sono checklist:

La procedura di iscrizione di un nuovo associato ad APOI, la mia associazione professionale (cambia la persona ma i passaggi da rispettare sono sempre quelli);
La procedura di scrittura di un post sul blog (cambiano i contenuti ma l’iter è lo stesso);
La S.C.I.A. per chi si occupa di installazioni e/o costruzioni e deve presentare alle amministrazioni pubbliche un certo tipo di documentazione, sempre uguale per ogni impianto e/o edificio.

E così via.

Le checklist sono pertanto degli elenchi di passi da seguire, uno dopo l’altro, per arrivare da un punto A a un punto B, senza perdere pezzi per strada (se per esempio si tratta di una procedura molto articolata e complessa) o anche solo per risparmiare energie come nel mio caso della segreteria di APOI.

Mi spiego meglio.

Dalla richiesta di ingresso in associazione di un nuovo associato alla sua iscrizione effettiva ci sono 15 passaggi tra i quali l’invio della documentazione da firmare, la ricezione del pagamento e la sua contabilizzazione da parte della tesoreria, la produzione di loghi personalizzati per il nuovo associato, l’accesso al gruppo chiuso su Facebook, ecc.

Le attività sono tutte molte semplici e dopo anni di lavoro alla segreteria dell’associazione le ricordavo bene anche a memoria.

Perché quindi utilizzare comunque una checklist?

Per liberare la mente e affidare ad uno strumento esterno l’incombenza di dovermi ricordare a che punto del processo ero arrivata ogni volta. Soprattutto dopo aver mandato i primi documenti, le persone non rispondono immediatamente ed è saggio mantenere una mente libera da pensieri e informazioni che non sono strettamente necessarie. Immagina la scena: nel momento in cui una collega chiede “a che punto siamo con l’iscrizione di Francesco Rossi?” io controllo la mia checklist, fino a che punto ho spuntato le caselle, e so rispondere in pochi secondi, senza aprire la mail, scartabellare nei documenti, ecc.