Quali strumenti servono per organizzare il proprio lavoro se sei freelance?
Tra Trello, Drive, Gmail, Keep, Asana, Canva, Clickup… Come fare a districarsi tra tutte le opzioni?
In questo post partiamo dalle basi e, dal mio punto di vista, c’è uno strumento dal quale non puoi prescindere per riprendere il controllo delle tue attività e della tua pianificazione.
E questo è il calendario.
Conosciamolo più da vicino.
La definizione di calendario
Partiamo dalla definizione della parola stessa:
Calendàrio s. m. [dal lat. calendarium, der. di calendae (v. calende)]. – Sistema convenzionale di divisione del tempo.
Notiamo che si parla di sistema convenzionale e non di oggetto fisico.
Il calendario è un insieme di regole e di convenzioni condivise per suddividere il tempo. È un principio guida prima ancora che uno strumento.
Partire da questa considerazione è davvero molto importante perché è causa di uno dei principali tranelli in cui si cade nel tentativo di imparare ad organizzarsi in autonomia: concentrarsi esclusivamente sullo strumento, senza interrogarsi prima sulla funzione che quello strumento dovrebbe avere per noi, sugli obiettivi che intendiamo raggiungere con il suo utilizzo.
L’agenda cartacea, il calendario da appendere al muro che ci regala la farmacia, Google Calendar sono tutti tipi di calendario, strumenti, e in quanto tali servono una funzione più alta, uno scopo, che tocca a te definire prima di scegliere l’uno o l’altro strumento.
Prima di tutto bisogna chiedersi:
Quali sono le funzioni del calendario e per quali informazioni è lo strumento di gestione perfetto?
Da definizione, il calendario suddivide il nostro tempo in forma convenzionale: anni in mesi, mesi in settimane, settimane in giorni e poi in ore.
Tutti i calendari svolgono questa funzione. E qui ci si dovrebbe fermare per avere un uso efficiente dello strumento, ma spesso e volentieri non lo facciamo, generando ulteriore confusione nella pianificazione del lavoro quotidiano.
Mi spiego meglio.
Spesso i nostri strumenti (penso soprattutto all’agenda cartacea) accanto alla divisione temporale hanno anche uno spazio per le note in cui è possibile prendere appunti, creare liste di cose da fare, tenere un diario giornaliero, ecc.
Intendiamoci, non che sia sbagliato, ma in questo caso stiamo usando un unico strumento per due funzioni diverse.
All’interno del calendario suggerisco di inserire solo ed esclusivamente tutte quelle attività che hanno un preciso riferimento temporale, come:
- appuntamenti (telefonici e/o in presenza) con una o più persone in un preciso giorno, ad una precisa ora;
- scadenze, consegne, deadline e ogni tipo di promemoria che ci ricordi che una certa attività deve essere eseguita entro una determinata data;
- lassi di tempo in cui si sta svolgendo un’attività che prevede la nostra presenza e/o assenza in/da una specifica situazione (ad esempio, la settimana di ferie in cui sarai assente dal lavoro, il meeting di tre giorni a Torino a cui parteciperai per tutta la giornata, le giornate in cui è chiusa la scuola di tuo figlio, le giornate in cui le persone del tuo team lavorano in smart working, ecc.)
Tutto il resto non dovrebbe essere riportato sul calendario perché potrebbe creare confusione.
Le singole attività (che possono essere svolte oggi come domani), non hanno motivo di essere inserite in calendario in quanto non hanno uno specifico riferimento temporale.
Cosa succede se tra le cose da fare ci sono attività più urgenti che devono assolutamente essere fatte oggi?
Queste attività resteranno comunque all’interno delle liste ma guadagneranno il livello massimo di priorità, che potrebbe essere indicato con un codice colore, con i numeri 123 o le lettere ABC. Se ti interessa questo argomento, ne parleremo ancora meglio nel prossimo post dedicato alle liste, dove scoprirai che non esiste solo la to-do-list ma tutta una serie di tipologie diverse di liste che rispondono proprio a questo tipo di esigenze.
Organizzarsi dalle basi: a cosa serve precisamente il calendario?
Il calendario è lo strumento da cui partire per pianificare il tuo lavoro quotidiano: è la prima cosa da guardare al termine della giornata per organizzare quella successiva.
Il calendario deve garantire una visione chiara di come si svolgerà la tua giornata.
Avrai chiaro quali slot di tempo sono già impegnati in appuntamenti e quali scadenze sono più urgenti: tutto il tempo che resta libero da appuntamenti già fissati sarà quello da dedicare alle cose da fare, dando loro un ordine di priorità.
Se, per esempio, la giornata di domani è oberata di appuntamenti e riunioni, per la tua to-do giornaliera potrai selezionare solo poche attività, brevi e veloci. Diverso è se la giornata, dal punto di vista del calendario, risulta libera o quasi: nella lista di cose da fare potrai scrivere task più articolate, lunghe e complesse.
Come si sceglie il calendario più adatto?
Come ogni strumento organizzativo che si rispetti, per funzionare, c’è un ingrediente necessario alla base: la fiducia.
Fidati del tuo calendario.
Trova lo strumento più adatto a te, quello che ti piace e che ti permette di utilizzarlo con estrema facilità.
Agenda cartacea o calendar digitale, sono entrambi ottimi strumenti se usati come ti ho spiegato finora. Prima di fare la tua scelta però cerca di capire come ti comporti tu nel lavoro, quali sono le tue esigenze e, di conseguenza, se é meglio l’uno o l’altro strumento.
Io ti consiglio l’agenda cartacea se:
- Lavori in autonomia e non c’è nessuno in particolare che ha bisogno di sapere i tuoi movimenti;
- Ami scrivere e ti senti meglio nel prendere l’appunto di un incontro con la penna che non digitando su una tastiera;
- Apprezzi la velocità: sicuramente scrivere su carta é più veloce che digitare su uno schermo;
- Ami avere uno strumento unico, fisico, che raccolga altri stimoli che ti arrivano da mondo esterno (appunti, idee, brochure e fotocopie) anche se qui dovrai fare attenzione all’utilizzo che fai dell’agenda: se per esempio ami i planner, occhio, perchè all’interno di un planner vengono convogliate tutta una serie di funzionalità che vanno ben oltre gli obiettivi di un semplice calendario. Sicuramente va bene per chi dispone già di un buon livello di organizzazione personale, che non farà fatica a mettere insieme tutto, ma é insidioso per chi é alle prime armi nell’allenare questa abilità. Troppi elementi e funzionalità possono confondere… Per cui, ancora una volta, prima chiediti che risultati vuoi ottenere dall’utilizzo di un calendario.
Poi c’è il calendario digitale.
iCal di iPhone, Google Calendar e Outlook sono i calendari digitali più utilizzati.
Il calendario digitale ha un paio di vantaggi rispetto a quello cartaceo che, personalmente, me lo fanno preferire, ma ricordati, si impara l’organizzazione e la si mantiene solo utilizzando strumenti che ci risultano facili e piacevoli da usare. Se ami il cartaceo e ti fidi della tua agenda, non forzarti al digitale a meno che non ci sia una necessità impellente tipo:
- Il bisogno di mettere a conoscenza altre persone dei tuoi spostamenti, siano colleghi, collaboratori, clienti e/o famigliari. Con il calendario digitale fare questo é molto facile perché puoi creare più di un calendario (e questo é un altro vantaggio che nelle agende cartacee non é altrettanto semplice da creare) e condividerlo con chi vuoi;
- Come anticipavo, la possibilità di creare tanti calendari in uno, ognuno dei quali con delle condivisioni diverse: per esempio, il calendario di casa é condiviso con il mio compagno, le scadenze del piano editoriale no, mentre le scadenze dei pagamenti sono condivisi tra me e il commercialista;
- Come l’agenda cartacea c’è l’hai sempre con te ma ti eviti sicuramente del peso perché lo stesso calendario é sincronizzato sul cellulare, sul tablet, sul computer.
Questi sono i principali vantaggi del calendario digitale, da tenere in considerazione anche se sei fan del cartaceo perché in alcuni casi potrebbero davvero rivelarsi risolutivi.
Quale è il calendario giusto per te?
Se vuoi confrontarti con me per dare risposta a questa domanda, scrivimi.
Questo articolo è la trascrizione revisionata e aggiornata di un episodio del podcast Work Better. Puoi ascoltare i nuovi episodi su tutte le principali piattaforme.
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