Questo articolo è una guida pratica alle caratteristiche che contano davvero quando si sceglie l’app giusta per gestire le proprie attività quotidiane. Nessuna introduzione generica ma, se vorrai, troverai in fondo al post il link ad altri articoli in cui ti aiuto a comprendere il metodo che sta alla base di to do list efficaci.
Ora andiamo dritti allo scopo e mettiamo subito a confronto Todoist e Promemoria.
Che cos’è Todoist?
Todoist è un task manager evoluto.
Nasce come app per fare liste, to‑do list ma non solo.
È multipiattaforma (ovvero ha una versione online, per Mac, per pc, per iPhone e per Android) e, nel tempo, ha incorporato funzioni da vero e proprio project manager:
- Progetti a lista o a board: ogni progetto può essere visualizzato come elenco lineare o lavagna kanban, passando da una vista all’altra con un clic.
- Sotto‑attività annidate che permettono di gestire strutture molto complesse ma attenzione a non esagerare, rischi un “effetto matrioska” difficile da visualizzare, comprendere e gestire.
- Etichette, filtri e viste personalizzate per recuperare velocemente ciò che serve
- Report mensili/annuali e obiettivi in stile “Spotify Wrapped” per chi ama monitorare i propri progressi
- Piano gratuito limitato a 5 progetti attivi (ovvero 5 liste, per intenderci); la versione premium sblocca fino a 300 progetti.
Che cos’è Promemoria (Apple Reminders)?
Promemoria (in inglese Apple Reminders) è pre‑installata su iPhone, iPad e Mac: è gratuita, accessibile e — con gli ultimi aggiornamenti — molto più potente di un tempo.
- Vista a colonne: trasforma la classica lista in una kanban a colonne drag‑and‑drop, ideale per monitorare lo stato di avanzamento di un progetto
- Elenchi Smart: sono liste dinamiche che si popolano automaticamente in base a tag, date o priorità
- Modelli di elenco: salvi la struttura di una checklist e la riusi ogni volta che serve
- Vincolo iOS/macOS: l’app resta disponibile solo nell’ecosistema Apple, caratteristica che la rende comoda per chi è già dentro, ma la esclude da Android e Windows.
Confronto diretto: Todoist vs Promemoria
Facilità d’uso ✌🏼
Promemoria vince per immediatezza: se hai un iPhone, è già lì e funziona subito. L’interfaccia è pulita e intuitiva.
Funzionalità avanzate 🪜
Todoist offre molto di più: filtri complessi, automazioni, integrazioni con altre app, reportistica dettagliata.
Ecosistema e compatibilità 🌵
- Promemoria: perfetto se usi solo dispositivi Apple
- Todoist: funziona su qualsiasi piattaforma (Windows, Android, web)
Prezzo 💸
Promemoria: completamente gratuito
Todoist: freemium (5 progetti gratis, poi €4/mese oggi che scrivo)
Collaborazione 🤝🏼
Todoist è superiore per la condivisione di progetti e la gestione di team.
E quindi quale scegliere? 😵
Scegli Promemoria se:
- Usi solo dispositivi Apple e non hai necessità di condividere il contenuto con altre persone che utilizzano dispositivi Android e/o pc
- Cerchi semplicità e immediatezza
- Non hai esigenze di collaborazione complesse
- Preferisci non pagare abbonamenti
Scegli Todoist se:
- Lavori su più piattaforme, per esempio se hai iPhone e un computer non Apple
- Gestisci progetti articolati, con più scadenze, persone e/o attività sovrapposte
- Ti servono filtri e automazioni avanzate
- Collabori frequentemente con altre persone
Strumenti efficaci e organizzazione
L’organizzazione del lavoro non si risolve in un’unica applicazione, per quando efficiente e completa possa essere.
Esistono tanti strumenti e ognuno di essi ha pregi e difetti, punti di forza ma anche imperfezioni e debolezze: è bene conoscerli prima di decidere dove impostare i propri flussi e i propri metodi di lavoro.
Facciamo un po’ di chiarezza, oltre i tecnicismi delle app. Che sono interessanti, certo, ma da soli non bastano a fare di te una persona organizzata sul lavoro.
Calendario ≠ Task list
Il calendario è uno strumento essenziale nella gestione operativa del lavoro e, a parer mio, non può ancora essere sostituito da un task manager.
Ospita solo ciò che ha un quando definito (esami, riunioni, scadenze fiscali), a me piace parlare di uno “specifico riferimento temporale”. Può essere:
- Cartaceo: la classica agenda
- Digitale: Google Calendar, Outlook o altri calendari “contenitore” come Notion Calendar o Calendario di Apple.
Per approfondire come utilizzare in modo efficace e organizzato il calendario, leggi anche l’articolo sul blog “Organizzarsi dalla basi: il calendario”.
Gli altri task manager
Promemoria e Todoist sono due opzioni già parecchio avanzate di task manager. Se ti sembrano troppo, esistono altre opzioni:
- Google Tasks: integrato in Gmail e Google Calendar, minimalista e con qualche caso di uso interessante (es. le scadenze di pagamento visibili direttamente in calendario) ma, come ti dicevo sopra, non condivido una commistione troppo forte tra calendario e manager delle liste. Sono due strumenti diversi ed è bene che restino separati anche fisicamente.
- Google Keep: sono note in un formato tipo post-it su una lavagna digitale, disponibile con un account Google. Limitato nelle funzioni, Google Keep è adatto a chi non ha grande mobilità e/o quantità dei task giornalieri. Dopo poco però i limiti si vedono tutti.
- Microsoft To Do: evoluzione del vecchio Wunderlist dentro la suite Office, è anche lui un ottimo task manager con molte funzionalità, anche se meno rispetto a Todoist e Promemoria) e perfetto per chi opera già in ambiente Microsoft Office perché, tra le cose più utili, parla bene con la mail di Outlook.
🔀 Project manager per flussi complessi
Quando i progetti iniziano a coinvolgere più persone, file e dipendenze, serve un’app di livello superiore, ovvero un project manager.
Ne esistono tantissimi: Trello, Asana, ClickUp, Monday, ecc. Io la mia scelta l’ho fatta e sono su Notion (e se ti interessa, c’è disponibile per questo anche il mio video corso dedicato a Notion).
I project manager sono strumenti che gestiscono timeline, board condivise e automazioni avanzate: potenti ma rischiano di sopraffarti se non è ancora arrivato per te il momento di gestire questa complessità.
In conclusione: mi servono davvero tutte queste app?
La tecnologia in generale e gli strumenti di organizzazione in particolare, sono un mezzo, non il fine.
Prima è importante analizzare e mappare i tuoi flussi di lavoro (cosa fai, quando lo fai, con chi) e solo dopo potrai decidere quali mattoncini software ti servono davvero. A volte bastano un calendario e un task manager semplice; altre volte è necessario un project manager completo.
Basta scaricare app a caso e affollare smartphone e computer senza uno scopo preciso.
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