Ho troppe cose da fare: prova la regola dei tre

Hai presente quando le liste di cose da fare raggiungono lunghezze da rotolo di carta igienica che, come in una nota pubblicità, “non finiscono mai”?

Hai mai provato quella sensazione di nodo alla gola quando nuove urgenze si accavallano a vecchie urgenze e tutto diventa talmente complicato da districare che A) o ti metti a urlare (e lo fai!) o B) vai nel panico cercando disperatamente di pianificare qualcosa di sfuggente come l’acqua…

STOP!
È ora di fermarsi e di fare un bel respiro profondo.
Un trucchetto esiste. Ed è la regola dei tre.
Utile per gestire anche quelle settimane che sembra non finire mai.

Una lista ti salverà

Scrivere è uno dei pilastri portanti dell’organizzazione.

Scrivere liste, poi, è ancora più utile per gestire il proprio tempo e le proprie attività.

Un pò come lo scalogno al posto della cipolla, le to do list sono uno strumento fondamentale, che potrebbe dare tutto un altro sapore alla tua organizzazione.

Quello che le nostre nonne appuntavano su una lavagnetta con il gesso o una calamita sul frigorifero è diventato:

• una lista della spesa condivisa sullo smartphone con la persona che vive con te

• un quaderno con la lista delle cose felici
• una serie di excel sul computer divisi per progetto e uno dedicato alle seccature del cliente che ogni 5 minuti se ne inventa una nuova da fare

Liste a casa, liste al lavoro, liste suddivise per progetti, liste di cose delegate, liste per una persona di riferimento.
Tutto questo è fantastico e sicuramente ci aiuta nella gestione quotidiana delle attività.

Ma come fare in quelle settimane (perché ci sono, eccome se ci sono!) in cui la mole di voci nelle nostre liste, per quanto perfettamente organizzate, supera l’umana comprensione e la testa inizia a pulsare?

Per precisare. Non sto per darti una soluzione che ti cambierà la vita. Ti voglio consigliare un’idea da sperimentare, per vedere come va. Se poi decidi di optare per l’urlo libero, non sarò di certo io a fermarti!

La regola dei tre

La regola dei tre è tornata a galla nelle mie letture di approfondimento nelle ultime settimane ed è cascata a fagiolo.

Si tratta di una regola molto semplice.

Come prima cosa, parti dal presupposto che …

NON PUOI FARE TUTTO!

Lo so, anche a me piacerebbe (in effetti soffro abbastanza di sindrome dell’eroina, quella della serie “posso fare tutto io! Ce la faccio! Ti risolvo io tutti i problemi!”). Tuttavia, nella realtà, le risorse a tua disposizione, il tempo, ma anche e sopratutto le energie fisiche e mentali non sono inesauribili. Vanno via via riducendosi, se non presti le dovute attenzioni al risparmio e all’ottimizzazione ma soprattutto al recupero una volta esaurite.

Partendo da questo concetto, è giunto il momento di fare una scelta.

Quali sono le tre cose che nella giornata di oggi devi assolutamente fare?

Quali sono le tre cose importanti che a fine giornata vorresti fossero concluse perché sai che grazie anche solo a quelle tre avrai ottenuto (almeno in parte) i risultati che volevi raggiungere?

Queste sono le domande da porsi. E una volta fatte, SCEGLI.
Saper discriminare tra cosa è importante da cosa non lo è, senza farsi dominare da cosa invece è urgente (soprattutto se urgente per qualcun altro e non per te), è la chiave per riuscire ad ottenere di più, focalizzando le energie. Specie se in questo momento ti senti sott’acqua e provi un senso di sopraffazione dato dai troppi impegni.

Un approfondimento

Perché una regola dei “tre” e non dei quattro? O dei due?
Nel suo “The Productivity Project”, Chris Bailey offre un interessante punto di vista:

[il numero tre] è abbastanza grande da contenere le attività principali che vuoi portare a compimento, ma abbastanza piccolo per non perdere di vista ciò che è davvero importante.

Detto questo, se pensi che per oggi le prime due attività che hai scelto siano abbastanza per sentirti soddisfattə del lavoro quotidiano, allora va bene così. Ciò che conta è il tuo grado di soddisfazione a fine giornata.
Se te ne dovessero servire quattro, bene anche così. Cerca però sempre di non strafare per non partire subito con il fiatone.
Già lo sai, sarà una settimana impegnativa!

Un altro accorgimento che potresti provare è quello di impostare la regola dei tre non solo su base giornaliera, ma anche su base settimanale, ovvero “quali sono i tre traguardi che intendi raggiungere questa settimana?”
L’impostazione su base settimanale ti aiuterà ad avere una visione più ampia del tuo percorso.

Infine, visto che come ogni nuova abitudine richiede un pò di impegno per diventare tale, inizia impostando due sveglie durante la giornata in occasione delle quali fai mente locale sui tuoi tre obiettivi della giornata e verifica se sei ancora in carreggiata.

No?! Allora un bel respiro e prova a ripartire!
Buon lavoro!

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